11月5日，第二届中国进口博览会(以下简称“进博会”)的大门再次打开，诚意迎接来自世界各地的参展企业。据记者了解，与上一届相比，本届进博会的规模更大、质量更高。本届进博会展览面积达到36万平方米，和上一届相比多了6万平方米，150多个国家、地区和国际组织参会，超过3000家企业把最优质产品带到了进博会，整个博览会犹如一场世界商品与服务的“集体狂欢”。
各大展商台前的风光，势必离不开幕后物流英雄的高质量服务。那么，玲琅满目的商品是如何装满“四叶草”整整36万平方米的展示空间的?物流服务商又面临怎样的服务质量考验呢?带着疑问，《中国物流与采购》杂志记者深入进博会“后台”为大家揭开进博会“幕后英雄”的神秘面纱。
既是考验又是激励
据记者了解，本次进博会对于物流供应商的要求还是非常严格的。比如，经营范围包含国际货物运输代理，具备上海海关认可的展览品报关资质;近两年(2017年1月1日起至2018年12月31日止)承担过国内举办的单场面积10万平米以上(含)的国际性展会的主场运输工作;运输服务网络覆盖超过160个国家和地区，可以提供全程门到门服务;近两年(2017年1月1日起至2018年12月31日止)无任何运输工作安全相关法律纠纷。
“今年3月开始，公开征集主场运输服务商起，中国外运就开始参与到了这个项目中来。”中国外运股份有限公司(以下简称“中国外运”)进博会专项团队相关负责人对《中国物流与采购》杂志记者说，本次进博会，中国外运主要参与了医疗器械以及食品和农产品类展品的配送工作。并为此提供一条龙的物流服务，包括国外提货，安排国际段运输，国内进口清关，展品在仓库集货，展品配送到展馆，以及按照展商要求将展品送至展台。这也是中国外运第二次参与进博会项目，因此，有着丰富的服务相关经验。而且据了解，中国外运拥有一支专业、一流的物流团队为国内外各类大型国际展会提供服务。虽然任务艰巨，但是能够为此次博览会贡献一份力量，对于中国外运而言，深感自豪。
当然，在本次进博会中承接的食品及农产品馆的展品，就如，食品类展品对于从运输到进境申报等方面，与一般展品有较大的区别，均有较为严格且繁琐的要求。首先，展品需要通过空运及海运等方式，运输涉及到冰鲜、冷藏、冷冻等不同运输条件的展品;其次，由于食品类展品分门别类，五花八门，而海关对于检验检疫方面也有不同的要求，因此对于进境展品的申报材料，也需要中国外运提供更为具体的信息，以及各种类型的检验检疫证件等。因此，对于中国外运的物流团队而言，也是他们全方位客户服务能力的一次检验。
同样，作为进博会物流供应商，希杰荣庆物流供应链有限公司(以下简称“希杰荣庆物流”)总裁助理张颀介绍说，“7月4日，我们接到上海物流协会冷链分会的文件指定我们参与到进博会项目中来。这也是希杰荣庆物流第二次参与进博会，在本次项目中，希杰荣庆物流给太平洋咖啡、瑞幸咖啡等11家参展商做物流配送工作，为此，希杰荣庆物流准备了10台常温车辆、20台冷藏车辆，为参展商配送蔬菜、冷冻肉、牛奶、面粉等食材。”能够参与到国家盛事对于物流企业而言，既是考验又是激励，张颀表示。
让配送更绿色、更智能
“更绿色、更智能”是服务本届进博会项目中，中国外运对自己团队最基础的要求。因此，在项目执行中，首先做到运输路径的优化。在备选的仓库中，通过比较，优先选用了距离展馆更近、更便捷的仓库作为集货以及配送的中转库，优化车辆配送路径，减少了不合理运输，降低了能源消耗，提高了配送效率。对社会而言，这样的选择同时缓解了道路交通运输状况，减少了噪声和尾气排放污染，为保护生态平衡，创造美好家园作出了一定的贡献。其次，减少包装损耗。在配送完毕后，尽量将展品的包装物回收并加以较好的保存，以便后续为回运出境的展品提供质量完好的原包装材料，减少了二次包装以及消耗，节约的社会资源，节省了客户的成本。
“为了减轻白天城市交通压力，希杰荣庆物流采用的是夜间配送模式，每天的配送时间在夜间十点到凌晨五点。”张颀强调，为了让配送工作效率更高，希杰荣庆物流与参展商、原材料供应商、进博会调度管理部门以及国家市场监督管理局(以下简称“市场管理局”)多方协商，提前把进博会期间所有原材料的货物备到希杰荣庆物流的仓库里，这样不仅可以提高配送效率、减少配送成本，还便于市场管理局统一进行检查。
另外，在信息化方面，希杰荣庆物流会提前一天把参展商的订单信息导入进博会的物流跟踪服务平台，同时，参与到本次进博会项目中的所有车辆、人员等信息全部开放给进博会的调度管理部门。这样，在配送过程中，进博会调度管理部门可以随时查看车辆行驶的轨迹、到达的时间、产品的状态等信息。
打造专用智慧物流系统
值得注意的是，今年中国外运还专门为进博会项目开发和启用了会展智慧物流系统，此系统根据会展业务特点，在重要节点加以控制：
一是展品信息。展品信息对展品的物流操作至关重要，关系着展品入境的申报、仓储的形式、运输配送的方式，以及展馆内的操作。因此，抓住展品信息这个源头，就能牢牢掌控后续各项操作的实施。从收到境外展品信息开始，项目组商务团队在系统中建立初始订单，根据展商提供的展品清单，将详细展品信息一一录入信息系统，为整个物流操作链条起好头。
二是展品申报。货物实际到港后，报关团队根据系统展品信息，向国家会展中心申请进博会进境证明函后，向海关进行展品申报，并向海关提供相关监管证件。展品信息在会展信息系统、国家会展中心系统，以及海关申报系统内进行流转，确保了申报信息的一致性，保障了展品申报的准确、及时、高效。
三是展品仓储。展品申报进境后，即提货入库。仓库根据信息系统内的展品信息对展品进行贴唛和扫描入库操作。信息系统能确保展品在仓库内处于随时可查询的状态，便于展品的有效管理，以及展商及项目组人员进行后续的操作。
四是展品入馆。根据展馆对于展品入馆时限的规定，展品在仓库扫描出库，经信息系统车辆调配后，运输入馆。展品入馆后，现场操作团队对展品做入馆扫描，做好展品信息比对，确认展品正常并处于可交付的状态。展商在此可随时通过系统查询并获知展品的当前状态。
五是账单开具。信息系统接收到展品清关信息后，即根据预先输入的物流相关费率出具账单供展商确认。展商确认后安排付款，财务人员根据系统信息开具账单、发票并在系统中确认收款。
六是展品交付。现场团队在系统中确认展品费用已支付的信息后，即可向展商交付展品。“通过展品状态在信息系统内不同节点的流转，在信息系统的引导下，保障各类展品物流服务的安全、有序、顺畅、便利，同时也保证物流费用收取的时效性。”中国外运进博会专项团队负责人对《中国物流与采购》杂志记者说。
(本文刊载于《中国物流与采购》杂志2019年第22期》)
